Сопроводительное письмо является вспомогательным документом к высылаемому резюме и составляется конкретно под определенную вакансию. Оно не должно повторять информацию, содержащуюся в резюме, его задача — привлечь внимание адресата.

Цель сопроводительного письма состоит в том, чтобы побудить потенциального работодателя обратить внимание на ваше резюме. Прежде чем составлять сопроводительное письмо, необходимо собрать как можно больше информации о компании, в которую вы собираетесь направить резюме. Письмо должно отображать вашу заинтересованность в получении работы именно в этой компании, и, следовательно, вы должны продемонстрировать знание сферы деятельности потенциального работодателя.

Объём письма и некоторые формальности зависят от статуса компании и от ситуации. Достаточный объём – 2-3 абзаца, всего не более 10 предложений.

Большинство специалистов не рекомендуют писать большой текст, дублировать информацию из резюме, а также использовать формы долженствования («я считаю», «Вы должны») или просительный, подобострастный тон.

Если вы отправляете сопроводительное письмо по e-mail в теме необходимо указать: «Резюме на вакансию (название вакансии)». В теме письма разместите ваше сопроводительное письмо. Резюме в данном случае необходимо прикрепить вложенным файлом. Обращайте внимание на требования получателей ваших писем относительно наличия вложенных файлов вообще. Если получатель заранее указал, что письма с вложенными файлами им не рассматриваются, то разместите текст вашего резюме в теме после сопроводительного письма.

Требования к содержанию сопроводительного письма:

- точность и ясность изложения мыслей, короткие слова, короткие фразы, короткие абзацы;

- максимальная доступность текста для понимания, употребление простых фраз, точно и однозначно выражающих суть;

- краткость - лаконичность, отсутствие лишних слов и пустых фраз;

- грамотность - соблюдение норм грамматики и правописания, а также требований делового этикета;

- корректность - деловой и вежливый стиль изложения, не исключающий живости и образности языка, оставляющий приятное впечатление о человеке.

Рекомендуется такие письма печатать и сопровождать личной подписью.

В сопроводительном письме можно показать свою осведомленность об организации, ее деятельности и достижениях, удачных проектах и т.д. Такую информацию можно найти в деловых разделах местных газет и во многих отраслевых журналах. Если письмо пишется в ответ на объявление в прессе, указывается и эта причина.

Общепринятая структура сопроводительного письма:

1. Шапка письма

В самом верху страницы укажите свой обратный адрес, телефон и дату отправки. Там же пишете свои ФИО, название компании, в которую отправляете резюме и письмо, а также ФИО адресата. Последнее очень важно: сопроводительное письмо принято писать и отсылать на имя конкретного сотрудника компании, в которую вы обращаетесь – менеджера по персоналу или руководителю. Персонализированное обращение, например: «Уважаемая Светлана Георгиевна!», обратит на себя большее внимание, чем письмо, направленное «Директору по персоналу». Имя человека, отвечающего за подбор персонала, можно узнать на сайте компании или позвонив секретарю приёмной.

2. Первый (вводный) абзац: вакансия, компания и информация о ней

В первом абзаце вы объясняете, почему вы здесь: кто вы и как узнали о вакансии (и, кстати, о какой именно), почему она вас заинтересовала. Если вы узнали о вакансии от знакомого – упомяните его фамилию, если же из открытых источников – назовите их (адрес сайта, название газеты или журнала). Здесь же можно написать что-то о вашем желании работать именно в этой компании.

3. Второй и третий абзацы (основной раздел): опыт работы и мотивация

После того как потенциальный работодатель проинформирован о ваших намерениях, вам нужно показать ему, почему именно вы – лучший кандидат и достойны как минимум приглашения на собеседование. Опишите свои профессиональные успехи и результаты работы. Свяжите свой опыт с требованиями к соискателю на данную должность. Ни в коем случае не вставляйте куски резюме, при необходимости обязательно перефразируйте информацию. Если в вашем резюме есть недостаточно понятные или спорные места, которые могут оттолкнуть потенциального работодателя – уделите внимание и им. Именно в этой части сопроводительного письма нужно располагать информацию, которая заставит потенциального работодателя заинтересоваться вами. Так что просто расскажите, что вы можете предложить, как можете быть полезными компании на этой должности.

4. Последний абзац: предложения и контакты

Теперь потенциальный работодатель знает, кто вы, с какой целью обращаетесь и почему вы ему можете быть интересны. Осталось только предложить свои варианты дальнейших действий, что вы и делаете в заключительном абзаце сопроводительного письма. Предложите потенциальному работодателю связаться с вами в случае интереса к вашей кандидатуре либо сообщите, что намерены перезвонить для уточнения результата тогда-то.

5. Подпись

Используйте нейтральные выражения, например, "С уважением" или "Надеюсь на сотрудничество".

6. Приложение

После подписи можно также перечислить, какие именно документы вы вкладываете в письмо: резюме, портфолио и т. д.

Подход к составлению сопроводительного письма, как и резюме, индивидуален, поэтому наши советы носят общий характер.

Образец сопроводительного письма

460026, г. Оренбург, пр. Победы, 82, кв. 16.

11 марта 2002г.

460020, г. Оренбург, ул. Правды, д. 27 АО «ТОРТ» Менеджеру по персоналу Г-ну Иванову Сергею Николаевичу

Уважаемый г-н Иванов!

С большим интересом прочел статью в последнем номере «Вечернего Оренбурга», из которого много узнал о вашей компании и работе, которую Вы проводите в области продаж продукции. Мне кажется, я мог бы принести большую пользу вашей компании в должности менеджера отдела маркетинга, по которой проводится набор в вашу фирму.

Как будет видно из прилагаемого к этому письму резюме, в этом году я заканчиваю экономический факультет Оренбургского государственного университета. В ходе обучения мною были получены знания в области экономики, финансов, маркетинга, логистики и менеджмента, которые я мог бы с успехом применить, работая в вашей компании.

Весной 2001 года я проходил практику в качестве менеджера отдела продаж фирмы «ПЛЮС», в ходе которой близко познакомился с деятельностью вашей компании, поскольку имел дело с рядом ваших торговых представителей. Меня привлекает динамичная и деловая атмосфера, царящая в вашей фирме, а также то, что вы высоко цените умение работать в коллективе.

Мне кажется, я располагаю именно этими и многими другими, положительными качествами, поэтому хотел бы попросить вас о личной встрече, в ходе которой я мог бы рассказать Вам о том, какую пользу способен принести фирме, работая в указанной должности.

Очень признателен за время, которое Вы уделили моему письму и проявленный к нему интерес. Надеюсь на ответ с Вашей стороны.

С уважением, Петров Владимир Петрович