Рекомендательное письмо – письмо, автор которого (организация или лицо) дает положительную характеристику (отзыв) о другом лице с определенной целью (устройства лица на работу, зачисления на обучение и др.).
Рекомендательное письмо всегда содержит благоприятный отзыв о деятельности соискателя. По этой причине многие специалисты считают, что рекомендательные письма весьма субъективны. Тем не менее, они играют большую роль в оценке организации как партнера для сотрудничества, а при выборе кандидата на должность помогут создать о нем общее представление.
Оформление письма:
Рекомендательное письмо, как правило, пишется на бланке организации – последнего места работы соискателя новой должности, подписывается руководителем этой организации или его заместителем.
Поскольку рекомендательное письмо адресовано не конкретному адресату, а потенциальному работодателю или партнеру, реквизит «Адресат» в большинстве случаев не оформляется. Исключение – ситуации, при которых рекомендательное письмо пишется для представления в конкретную организацию или конкретному лицу.
Поскольку рекомендательные письма нельзя отнести к разновидности сугубо деловых писем, чтобы у адресата не возникало дополнительных вопросов, допускается над текстом письма указывать его наименование: РЕКОМЕНДАТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО.
Если рекомендательное письмо составляется и подписывается руководителем структурного подразделения, не имеющим права подписывать письма на бланке организации, данное письмо составляется на листе обычной бумаги, а подлинность подписи руководителя подразделения подтверждается руководителем службы делопроизводства (секретарем организации) с обязательным проставлением печати.
Для потенциального работодателя рекомендательное письмо – это гарантия того, что кандидат на должность действительно работал в данной организации, выполнял определенный круг обязанностей и ушел из организации, оставив о себе хорошее впечатление.
Рекомендательное письмо представляет собой личный отзыв работодателя о работнике, обычно с ручательством за него. Работник может предъявить этот отзыв любому потенциальному работодателю. Рекомендательное письмо не должно быть большим (один или два, максимум три абзаца). Поскольку рекомендательное письмо – индивидуальный отзыв о кандидате, нельзя говорить о жесткой структуре этого письма. Между тем сама логика подсказывает его структуру.
Структура письма:
Рекомендательное письмо может состоять из следующих разделов:
- Введение – в нем в сжатой форме излагаются обстоятельства знакомства автора письма с рекомендуемым им лицом или подтверждается факт работы рекомендуемого лица в компании с указанием периода работы.
- Сведения о рекомендуемом лице: сведения об образовании, уровне подготовки, квалификации, опыте работы, деловые и личностные качества. При этом следует указать, какие функции выполняло рекомендуемое лицо, каких результатов добилось, какими чертами характера или способностями обладает (особенно, если эти способности могут быть полезны работодателю в той организации, куда соискатель стремится попасть). Например: «За время работы в нашей организации Романова О.А. выполняла широкий круг обязанностей, причем не только по документационному и организационно-техническому обслуживанию заместителя генерального директора, но и по подготовке его зарубежных поездок (заказ и бронирование авиабилетов, номеров в отелях, разработка и согласование маршрутов поездок, подготовка информационных материалов для зарубежной поездки руководителя, составление и оформление деловых писем зарубежным партнерам и др.). Романова О.А. является квалифицированным и ответственным сотрудником, она коммуникабельна, легко обучаема, внимательна. Романова О.А. владеет английским языком на уровне разговорного».
- Причины ухода из организации. Например: “Уход Романовой О.А. из нашей организации объясняется большой удаленностью нашей организации от места ее проживания, то есть тем, что она тратит значительное время на поездки с работы и на работу”.
- Заключительная часть: рекомендации, просьбы, мнения. Например, просьба ознакомиться с резюме соискателя или его краткими анкетными данными и назначить встречу для собеседования или мнение автора письма о способностях рекомендуемого лица к дальнейшему профессиональному росту и др.
Не следует в рекомендательном письме писать общие фразы, а если необходимо привести конкретные примеры деятельности работника, то упоминать нужно только те, которые действительно показывают, что соискатель достоин вакансии, которой добивается.
В письме желательно указать контактную информацию для возможного уточнения деталей.
Рекомендательное письмо не является обязательным документом при приеме на работу, но есть несколько сфер деятельности, где рекомендации обязательны почти без исключений: охранный бизнес, работа с детьми (няни, гувернантки и др.), уход за больными. В остальных случаях использование рекомендательных писем зависит от конкретной ситуации.
Образец рекомендательного письма
Г-н Иванов Иван Иванович работал в компании «Х» с 15 июня 2006 г. по 27 мая 2009 г., в т.ч. с 15 июня 2006 г. по 10 июня 2007 г. – в должности мерчандайзера, с 11 июня 2007 г. по 27 мая 2009 г. – в должности торгового представителя.
Его обязанности в должности мерчандайзера состояли в контроле над соблюдением концепции выкладки товара на полках, размещении рекламных материалов в торговых точках на вверенной территории и контроле над их целевым использованием и состоянием, расчете и обеспечении наличия необходимого количества товара, подготовке отчетов о проделанной работе, в должности торгового представителя – в работе с существующей клиентской базой, поиске и привлечении новых клиентов, проведении переговоров с владельцами заведений, заключении договоров о сотрудничестве, контроле дебиторской задолженности, обеспечении выполнения плановых показателей, подготовке маршрутных листов и ежемесячных отчетов по дистрибуции.
За время работы в компании Иван зарекомендовал себя пунктуальным, добросовестным работником, пользующимся уважением и авторитетом в коллективе. Он самостоятельно и успешно проводил деловые переговоры с владельцами торговых точек, делал качественную презентацию товара. Показав себя трудолюбивым, исполнительным, инициативным и успешным сотрудником в должности мерчандайзера, через год он был переведен на должность торгового представителя.
Г-н Иванов знает рынок товаров массового потребления, владеет технологией эффективных продаж, умеет успешно проводить переговоры, способен быстро осваивать новую информацию. Поэтому считаю, что он может претендовать на должность менеджера по продажам в другой компании.
Директор по продажам ООО «Х»
Трофимов Василий Иванович
тел. 8(***)***-**-**
27 мая 2012